versie van 24 april 2024
1. Toepassingsgebied
Dit privacybeleid (het “Privacybeleid”) is van toepassing op alle persoonsgegevens die Residence Sternverwerkt.
Om als residence Stern een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij o.a. met persoonsgegevens. Aan de hand van dit Privacybeleid willen we je meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken.
Door gebruik te maken van onze website stern-residence.eu (de “Website”) en/of diensten, erken je dat je dit Privacybeleid zorgvuldig gelezen hebt en dat je hiermee zonder voorbehoud instemt.
2. Definities
Persoonsgegevens omvatten alle gegevens waarmee iemand direct of indirect geïdentificeerd kan worden, zoals naam, voornaam, adres, telefoonnummer, IP-adres, …, alsook alle gegevens die rechtstreeks of door te combineren kunnen leiden tot de identificatie van een persoon, vallen onder de noemer “persoonsgegevens”.
Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.
De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt.
Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Met elke verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst af als afsprakenkader.
3. Bescherming van persoonsgegevens: Algemene bepalingen
We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens. We doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese wetgeving ter bescherming van persoonsgegevens (de “Algemene Verordening Gegevensbescherming”, afgekort als “AVG” of “GDPR”) en de relevante lokale wetgeving die de AVG implementeert.
Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van jouw persoonsgegevens.
Wij bewaren jouw persoonsgegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden (zie in detail punt 9).
We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Met name nemen wij de volgende maatregelen :
- Jouw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken;
- Gebruik van firewalls, antivirus, etc.;
- …..
In geen geval kunnen wij aansprakelijk worden gesteld voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van persoonsgegevens.
Je dient steeds te allen tijde de veiligheidsvoorschriften na te leven. Je bent dan ook als enige verantwoordelijk voor het gebruik dat wordt gemaakt vanaf de Website van je computer, IP-adres en van jouw identificatiegegevens, alsook voor de vertrouwelijkheid ervan.
Wanneer wij verwerkers inschakelen dan leggen wij het afsprakenkader over deze verwerking vast in een verwerkingsovereenkomst. Wanneer wij persoonsgegevens (elektronisch) uitwisselen met andere publiekrechtelijke instanties, dan leggen wij het afsprakenkader over deze verwerking vast in een protocol. Dit afsprakenkader heeft onder andere betrekking op de doeleinden en rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging van de persoonsgegevens.
4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende persoonsgegevens
- Bij het invullen van een contactformulier: alle gegevens die u invult, waaronder naam en voornaam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, etc.;
- Bij plaatsen van een reservering: naam, voornaam, facturatiegegevens, e-mailadres, etc.;
5. Hoe verwerken we je persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen:
- Door middel van het invullen van een (online) contactformulier;
- Bij het plaatsen van een reservering
- Door middel van cookies (zie Cookiebeleid)
6. Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens (doeleinden)?
Wij verzamelen en gebruiken jouw persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doeleinde voor hebben vastgelegd.
Wij verzamelen technische informatie voor het verzorgen en verbeteren van de Website en het opmaken van anonieme bezoekersstatistieken.
Wij verzamelen tevens persoonsgegevens met het oog op (i) het toesturen van nieuwsbrieven en/of (gepersonaliseerde) marketing, (ii) het kunnen leveren van de online dienst, (iii) het uitvoeren van een wettelijke verplichting of (iv) een taak van algemeen belang of openbaar gezag..
Wij zullen dus persoonsgegevens verwerken om een contract met jou te kunnen sluiten en uit te voeren alsook om je op de hoogte te houden omtrent residence Stern. Indien je de benodigde persoonsgegevens niet kan bezorgen, kan residence Stern niet garanderen dat het een contract met jou zal kunnen sluiten noch uw verzoek kan behandelen noch u op de hoogte kan houden door middel van nieuwsbrieven en via marketing.
7. Mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken (rechtsgrond)?
De persoonsgegevens die je via de Website of per e-mail verstrekt, verwerken we op basis van de volgende verwerkingsgronden:
- wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven
bijvoorbeeld: het versturen van nieuwsbrieven, het publiceren van gericht beeldmateriaal, verwerken van je aanvraag via ons online invulformulier of het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies. - voor de uitvoering van een overeenkomst met jou
bijvoorbeeld: wanneer je je inschrijft voor een activiteit die het het bedrijf organiseert, wanneer je iets huurt, …
8. Delen we je persoonsgegevens mee aan anderen (al dan niet buiten de EU)?
Wij delen jouw gegevens niet mee aan derden, tenzij in de volgende gevallen:
- het noodzakelijk is voor het bereiken van de eerder vermelde doelstellingen (zie “waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens”);
- je ons hiervoor de toestemming geeft;
- we wettelijk verplicht zijn om dit te doen;
- ze worden opgevraagd in het kader van een (gerechtelijk) onderzoek.
Als we voor het uitvoeren van een taak een beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) dan mogen zij jouw persoonsgegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader en na naleving van de bepalingen van de AVG. Hiervoor hebben we met deze externe bedrijven de noodzakelijke verwerkingsovereenkomsten afgesloten.
Wij zullen jouw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren of commercieel ter beschikking stellen aan derden, tenzij met jouw voorafgaande toestemming.
Jouw persoonsgegevens kunnen ook buiten Europa gedeeld worden. Wij verbinden ons ertoe enkel verwerkingsverantwoordelijken en/of verwerkers buiten de Europese Economische Ruimte aan te stellen die in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving voldoende garanties bieden inzake beveiliging en bescherming van persoonsgegevens. De volledige en bijgewerkte lijst van de beslissingen inzake de gepaste aard van Gegevensbescherming in de derde landen goedgekeurd door de Commissie van de EU kan worden geraadpleegd op https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_nl. Een kopie van de persoonsgegevens kan steeds worden opgevraagd via info@residence-stern.eu.
9. Hoelang houden wij uw persoonsgegevens bij?
Jouw persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor zo lang als nodig om de doeleinden te bereiken. Zij zullen dus worden bewaard gedurende de termijn die noodzakelijk is om de doeleinden te realiseren of aan de wettelijke vereisten te voldoen (onder andere op het gebied van boekhouding of in het kader van de specifieke wetgeving).
10. Wat zijn je rechten?
Overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) heb je volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:
- Recht van inzage;
- Recht van verbetering;
- Recht van wissing;
- Recht van beperking;
- Recht van bezwaar;
- Recht van overdraagbaarheid.
Indien de verwerking gebaseerd is op je voorafgaande toestemming, beschik je uiteraard steeds over het recht om die toestemming in te trekken.
Je kunt bovenvermelde rechten uitoefenen via e-mail naar info@residence-stern.eu;
We doen er alles aan om je zo snel mogelijk te antwoorden en uiterlijk binnen de 30 dagen na ontvangst van het verzoek.
Wij houden ons het recht voor om een extra identificatie te vragen ter legitimatie.
Je hebt ten slotte het recht om klacht in te dienen tegen of over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, e-mail: contact@apd-gba.be.
11. Wijzigingen
Residence Stern behoudt zich het recht voor om op ieder ogenblik wijzigingen aan te brengen in het Privacybeleid. Door de Website te gebruiken, aanvaard je alle voorwaarden van het Privacybeleid zoals bepaald op het moment van gebruik. Bij elke toegang tot de Website, nadat het Privacybeleid werd gewijzigd, word je geacht kennis genomen te hebben van de wijzigingen en ze te aanvaarden.
12. Speciale verwerkingen
Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kun je je rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.
Nieuwsbrieven
Via onze website kun je je inschrijven voor een nieuwsbrief. Wens je een bepaalde soort nieuwsbrief niet meer te ontvangen, dan kun je je uitschrijven door te klikken op de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief.
Beeldmateriaal
Bij de activiteiten die wij organiseren maken wij vaak foto’s en video’s. Dit beeldmateriaal gebruiken wij om promotie te maken voor ons bedrijf en activiteiten, onder andere in onze nieuwsbrief, op onze website en op onze sociale mediakanalen. Wij respecteren je recht op afbeelding en engageren ons om je bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt.
Onze fotograaf beperkt zich zoveel mogelijk tot overzichtsfoto’s en sfeerbeelden. Dit soort beeldmateriaal zijn geen persoonsgegevens en wij gaan dan ook uit van je impliciete toestemming, zowel voor het maken als voor de publicatie ervan.
Soms zal onze fotograaf ook foto’s of video’s maken waarop personen identificeerbaar zijn. Zowel voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto of video zullen wij altijd je expliciete toestemming vragen. Dit geldt ook voor kinderen jongeren dan 16 jaar. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk. In de andere gevallen zal onze fotograaf je aanspreken. Je kunt de aparte toestemmingen op elk moment intrekken.
Sociale media
Residence Stern maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden met haar klanten. We zijn daarbij ook actief op sociale media platformen, namelijk Facebook en Instagram, etc..
Indien je via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (bv. om een vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden jouw persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om je verder te helpen of aan je verzoek gevolg te geven. Na afhandeling van je verzoek verwijderen we deze berichten onmiddellijk.
Indien je reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang je ze zelf niet verwijdert.
Jouw persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het socialemediaplatform in kwestie. Residence Stern heeft zelf geen controle over de verdere verwerking van jouw persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de socialemediaplatformen van toepassing.
Cookies en tracking
Wij maken op onze website, in onze online diensten en voor onze nieuwsbrief gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid vindt je hierover alle informatie. In de cookie-instellingen kan je per type cookie toestemming geven of weigeren.
Cameratoezicht
Als residence Stern voorzien wij camerabewaking op het openbare domein en in onze gebouwen. Deze bewakingscamera’s hebben als doel om onze eigendommen te beschermen, overlast aan te pakken en de openbare orde te handhaven.
De aanwezigheid van bewakingscamera’s wordt steeds gesignaleerd met pictogrammen. Indien je je begeeft op een locatie waar er bewakingscamera’s aanwezig zijn, bestaat de kans dat je wordt gefilmd. Daarbij verwerken we dan ook je persoonsgegevens.
Enkel geautoriseerde personen krijgen toegang tot de opgenomen beelden. De beelden worden automatisch gewist na één maand indien de beelden geen bijdrage leveren tot het bewijzen van een misdrijf, schade, overlast of een verstoring van de openbare orde. Indien dat wel het geval is kunnen de beelden langer worden bewaard voor verder onderzoek. De beelden kunnen in dat geval ook overgedragen worden aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten.